Pengertian dan Fungsi Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan oleh perusahaan, instansi pemerintah maupun lembaga resmi lainnya. Dalam penggunaannya, surat resmi harus memenuhi aturan tertentu yang ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan. Banyak orang yang masih salah kaprah dalam memahami surat resmi, beberapa di antaranya menganggap surat resmi hanya berlaku dalam dunia bisnis.
Sebenarnya, surat resmi bukan hanya digunakan dalam bisnis saja, melainkan juga dalam kehidupan sehari-hari. Surat resmi kerap kali digunakan dalam lingkungan pemerintahan untuk kepentingan administratif seperti edaran, pemberitahuan dan pengumuman. Dalam lingkungan bisnis, surat resmi lebih cenderung digunakan sebagai sarana komunikasi resmi antara dua belah pihak.
Umumnya, kata resmi dalam surat resmi bermakna bahwa surat tersebut harus memenuhi persyaratan tertentu untuk keberlangsungan suatu proses. Sehingga surat resmi menjadi sarana komunikasi yang sah dan terpercaya bagi instansi atau perusahaan.
Biasanya, surat resmi mempunyai beberapa syarat dan format tertentu yang harus dipenuhi. Syarat tersebut antara lain mempunyai kop surat, nomor surat, tanggal surat terbit, lampiran surat, serta nama dan jabatan penandatangan surat. Format tersebut harus memenuhi norma tata bahasa, meliputi penulisan kalimat yang formal dan tepat sasaran, serta bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang dituju.
Fungsi surat resmi sangatlah penting. Penggunaannya dapat meningkatkan kredibilitas dan profesionalitas sebuah instansi atau perusahaan. Selain itu, surat resmi juga memiliki beberapa fungsi yang tidak kalah penting, antara lain:
- Sebagai bukti tertulis: Surat resmi dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis dalam penyelesaian sengketa hukum atau kasus-kasus yang memerlukan bukti tertulis.
- Sebagai alat komunikasi: Surat resmi digunakan sebagai sarana komunikasi resmi antara perusahaan atau instansi dengan pihak lain. Sehingga dapat membantu menghindari salah paham yang bisa terjadi jika menggunakan komunikasi lisan.
- Sebagai alat administratif: Surat resmi bisa digunakan untuk kepentingan administratif perusahaan atau instansi, seperti untuk memberikan edaran, pemberitahuan dan pengumuman tertentu.
- Sebagai sarana transaksi bisnis: Surat resmi dapat digunakan sebagai dasar transaksi bisnis yang memerlukan tanda tangani. Surat resmi tersebut menjadi naskah hukum yang sah dan bisa menjadi alat bukti di kemudian hari.
- Sebagai alat pengarsipan: Surat resmi yang tercatat memiliki kegunaan sebagai alat pemantau arsip.
Nah, demikianlah pengertian dan fungsi surat resmi. Dalam penggunaannya, surat resmi sangatlah penting untuk memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan. Sehingga surat yang dibuat terlihat lebih profesional dan sesuai untuk keperluan administratif terkait.
Bagian-bagian Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dikirimkan dengan tujuan resmi, baik untuk kepentingan bisnis, organisasi, pemerintahan maupun personal. Surat resmi harus disusun dengan baik dan benar agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan jelas dan efektif. Di Indonesia, surat resmi memiliki struktur yang seragam, meliputi beberapa bagian penting, antara lain:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian yang paling awal dan penting dari surat resmi. Kop surat biasanya berisi informasi tentang identitas perusahaan, instansi atau individu, seperti logo, nama, alamat, nomor telepon, email dan website. Kop surat yang baik harus jelas dan terlihat profesional, sehingga mampu meningkatkan citra perusahaan atau instansi.
2. Penandaan Tanggal
Penandaan tanggal pada surat resmi berfungsi untuk menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Biasanya, penandaan tanggal disertai dengan tempat penulisan surat, seperti Jakarta, 20 Juni 2021. Nantinya, penandaan tanggal ini juga akan digunakan sebagai acuan oleh penerima surat dalam memberikan tanggapan atau respon terhadap surat tersebut.
Namun, tidak hanya penandaan tanggal yang harus diperhatikan pada surat resmi. Terdapat aturan yang mengharuskan penulisan waktu pengiriman surat pada sampul surat maupun pada isinya. Hal ini dilakukan agar diperoleh keterangan jelas tentang kapan surat dikirim tanpa memberi ruang kepada manipulasi.
3. Alamat Tujuan
Alamat tujuan pada surat resmi berfungsi untuk menunjukkan siapa yang menjadi penerima surat. Alamat tujuan dapat berupa nama perusahaan, instansi, atau individu, beserta alamat lengkap dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Pastikan pada bagian alamat tujuan disertakanlah nama, jabatan dan instansi dengan jelas, ini akan mempermudah penerima surat untuk segera menindaklanjuti permintaan yang disampaikan lewat surat resmi yang diterima, dan meminimalisir terjadinya kesalahan data penerima.
4. Pembukaan Surat
Pembukaan surat merupakan bagian yang berisi kalimat atau frase dalam surat yang ditujukan untuk memperkenalkan diri atau lembaga dari pengirim surat kepada penerima surat. Phrasing pembukaan surat yang baik harus dapat memberikan salam yang sopan, memiliki hormat dan bersangkutan langsung dengan konten surat tersebut. Sebagai contoh, “Bersama ini kami sampaikan surat secara resmi, semoga Bapak/Ibu dalam keadaan sehat dan semangat bekerja.” Pembukaan surat ini memiliki unsur etika dan profesionalisme, serta memperlihatkan keseriusan dari pengirim surat dalam menulis surat tersebut.
5. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari sebuah surat resmi. Isi surat harus disusun dengan baik dan jelas, mengarah pada topik yang hendak disampaikan. Pada bagian ini, pengirim surat harus dapat menyampaikan tujuan atau maksud dari surat yang ingin disampaikan dengan jelas dan tepat sasaran. Isi surat harus memiliki struktur yang baik, seperti penggunaan kalimat yang bersifat formal, tidak terlalu lancang dan mampu menggambarkan tujuan dari surat tersebut secara jelas dan terstruktur.
6. Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian terakhir dari surat resmi. Bagian penutup biasanya dimulai dengan kalimat “Demikian surat ini kami buat, sebagai tindak lanjut dari..” atau “Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih”. Sejak awal hingga akhir, sebuah surat harus memiliki alur dan kesatuan dalam mengekspresikan pesan yang ingin disampaikan. Dalam bagian ini, pengirim surat dapat menuliskan berbagai hal, seperti permintaan balasan, ucapan terima kasih atau pun ajakan kerjasama di masa yang akan datang.
Dalam mempersiapkan surat resmi, hal yang penting adalah memperhatikan tata bahasa yang baik dan benar. Selain itu, penyusunan surat resmi juga harus memperhatikan etika kebahasaan dan tampilan visual yang menarik. Sebuah surat yang baik dan profesional akan meningkatkan citra perusahaan, instansi atau individu serta memberikan kesan positif pada penerima surat. Oleh karena itu, perhatikan bagian-bagian surat resmi dengan baik dan teliti untuk menghasilkan surat yang efektif dan membangun hubungan professional antara pengirim dan penerima surat.
Tips Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan formal seperti bisnis atau pemerintahan. Menulis surat resmi memang memerlukan keterampilan khusus agar dapat memenuhi standar formal yang diperlukan. Berikut adalah beberapa tips menulis surat resmi yang baik dan benar:
1. Gunakan Bahasa yang Formal
Bahasa yang digunakan pada surat resmi haruslah formal dan sopan. Gunakan bahasa indonesia baku dengan tetap menghindari penggunaan kata-kata slang atau tidak baku. Selain itu, perhatikan pula tata bahasa seperti penggunaan huruf kapital dan tanda baca karena hal tersebut juga mempengaruhi kesan formalitas surat tersebut.
2. Jangan Menjurus ke Aspek Pribadi
Ketika menulis surat resmi, hindari membicarakan hal-hal yang bersifat pribadi atau emosional karena surat resmi haruslah bersifat netral dan objektif. Jangan gunakan bahasa yang subjektif misalnya ungkapan rasa sayang atau harapan subjektif lainnya. Surat resmi haruslah berisi informasi yang jelas dan objektif mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan dalam konteks formalitas.
3. Hindari Kesalahan pada Format dan Struktur Surat
Selain bahasa yang formal dan objektif, format dan struktur surat haruslah sesuai standar surat resmi formal. Hindari kesalahan seperti format yang salah, kesalahan penulisan nomor indeks, dan pemilihan jenis surat yang tidak tepat. Pilihlah format surat yang sesuai dengan keperluan seperti surat perjanjian, surat permintaan, surat pengunduran diri, dan lain-lain. Selain itu, atur tulisan pada format surat yang sesuai dengan standar yaitu surat haruslah memiliki bagian pembukaan, inti, dan penutup. Dalam bagian dari isi surat haruslah berisi informasi yang jelas dan detail mengenai poin yang ingin disampaikan dengan penggunaan bahasa yang mudah dipahami dan menghindari redundansi pengulangan kalimat sebab dapat mempersulit pemahaman.
Jika Anda kesulitan dalam menulis surat resmi, Anda dapat menggunakan contoh surat resmi sebagai referensi atau meminta bantuan teman atau pihak yang ahli dalam menulis surat resmi.
Dalam sebuah surat resmi terdapat beberapa elemen penting yang harus diisi, antara lain seperti tanggal penerbitan surat, keterangan penerima surat, perihal surat, isi surat, dan identitas pengirim surat. Pastikan isi surat yang Anda tulis lengkap dan jelas agar bisa dipahami oleh pihak yang menerima surat. Terakhir, jangan lupa untuk menutup surat dengan ucapan terima kasih dan salam yang sopan.
Perbedaan Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi
Surat resmi dan surat tidak resmi memiliki perbedaan yang sangat jelas. Perbedaan ini mulai dari segi penggunaannya, format, isi, dan hal-hal lainnya.
Penggunaan
Surat resmi biasanya digunakan untuk kepentingan yang bersifat formal, seperti surat perintah, surat undangan, surat perjanjian, dan sebagainya. Sedangkan surat tidak resmi lebih bersifat santai dan biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan teman atau keluarga. Contoh surat tidak resmi adalah surat cinta, surat untuk mengucapkan selamat ulang tahun, dan sebagainya.
Format
Surat resmi memiliki format yang lebih kaku dan formal jika dibandingkan dengan surat tidak resmi. Surat resmi biasanya menggunakan kertas khusus dengan kop surat perusahaan atau instansi. Selain itu, surat resmi juga membutuhkan tanda tangan dan stempel resmi. Sedangkan surat tidak resmi dapat dengan mudah ditulis dengan menggunakan kertas biasa dan tidak memerlukan tanda tangan atau stempel resmi.
Isi
Surat resmi memiliki isi yang lebih lengkap dan jelas. Isi surat yang ditulis harus jelas dan rinci, serta disertai dengan data-data pendukung seperti nomor, tanggal, dan sebagainya. Sedangkan surat tidak resmi lebih bebas dan dapat ditulis sesuai dengan keinginan. Isi surat tidak resmi dapat berupa ungkapan perasaan, harapan, atau pun nasehat yang diberikan dengan santai.
Kesesuaian Bahasa
Surat resmi membutuhkan penggunaan bahasa yang formal dan santun. Bahasa yang digunakan harus jelas dan terarah, serta harus dapat dipahami oleh semua pihak yang membacanya. Sedangkan surat tidak resmi dapat menggunakan bahasa yang lebih santai dan informal. Bahasa yang digunakan terkadang dapat sesuai dengan karakteristik penerima surat.
Dalam memilih jenis surat yang akan digunakan, sangat penting untuk mempertimbangkan situasi dan keperluan penggunaannya. Surat resmi sebaiknya digunakan untuk kepentingan formal dan penting, sedangkan surat tidak resmi digunakan untuk kepentingan informal dan santai.
Contoh Surat Resmi dalam Berbagai Keperluan
Surat resmi menjadi salah satu bentuk komunikasi tertulis yang paling sering digunakan dalam berbagai keperluan resmi. Meskipun disinilah terdapat perbedaan antara surat resmi dengan surat biasa yang digunakan untuk keperluan informasi non-formal. Nah, berikut adalah beberapa contoh surat resmi dalam berbagai keperluan:
1. Surat Permohonan Izin Kerja
Contoh surat resmi pertama yang sering digunakan adalah surat permohonan izin kerja. Surat ini biasanya digunakan oleh karyawan atau pekerja yang ingin mengajukan izin kerja untuk keperluan pribadi, seperti sakit atau harus menyelesaikan urusan keluarga. Surat permohonan izin kerja biasanya ditujukan kepada atasan pada perusahaan atau instansi tempat karyawan bekerja. Dalam surat ini harus dijelaskan alasan mengapa karyawan membutuhkan izin kerja dan juga waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan keperluan pribadi tersebut.
2. Surat Pengunduran Diri
Contoh surat resmi selanjutnya adalah surat pengunduran diri. Surat ini biasanya digunakan oleh karyawan yang ingin mengundurkan diri dari perusahaan atau instansi tempat mereka bekerja. Surat pengunduran diri ini harus diserahkan kepada atasan langsung dengan mencantumkan alasan mengapa mereka ingin mengundurkan diri dan juga memberikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas terakhir mereka pada perusahaan atau institusi tersebut.
3. Surat Lamaran Kerja
Contoh surat resmi berikutnya adalah surat lamaran kerja. Surat ini biasanya digunakan oleh seseorang ketika ingin melamar pekerjaan pada suatu perusahaan atau instansi. Surat lamaran kerja harus mencantumkan data pribadi, background pendidikan, serta pengalaman kerja yang berguna dalam menjalankan pekerjaan yang dilamar.
4. Surat Pernyataan
Contoh surat resmi selanjutnya adalah surat pernyataan. Surat ini biasanya digunakan sebagai bentuk tanggung jawab seseorang terhadap sesuatu hal atau peristiwa, seperti tanggung jawab atas kehilangan barang, kecelakaan, atau apapun yang dianggap harus dijawab oleh pihak yang bersangkutan. Surat pernyataan ini sering juga digunakan sebagai pengakuan atas sebuah kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan.
5. Surat Pesanan Barang atau Jasa
Contoh surat resmi terakhir yang akan kita bahas adalah surat pesanan barang atau jasa. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu yang memesan barang atau jasa dari perusahaan atau individu lain yang memiliki bidang usaha yang sama atau sejenis. Surat pesanan barang atau jasa biasanya membuat kesepakatan yang jelas mengenai produk dan atau jasa yang akan dipesan, harga, jumlah, serta spesifikasi yang lain. Dalam surat ini juga biasanya sudah ditentukan tanggal pengiriman barang atau pelaksanaan jasa yang dipesan.
Itulah beberapa contoh surat resmi dalam berbagai keperluan. Selain itu, pastikan juga bahwa setiap surat resmi yang dibuat memiliki format yang sesuai dengan standar dan aturan yang berlaku. Misalnya, mencantumkan tempat dan tanggal penulisan surat dan juga menyertakan kop surat dari perusahaan atau instansi yang sah. Dengan mengetahui contoh surat resmi yang benar, kita bisa membuat surat resmi yang efektif dan sesuai dengan keperluan yang diinginkan.
Originally posted 2023-06-08 20:56:48.