Pengertian Surat Permintaan
Surat permintaan adalah surat resmi yang digunakan untuk meminta barang atau jasa dari pihak lain. Surat ini biasa digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan untuk memudahkan koordinasi antarperusahaan atau antarinstansi. Tujuannya sangat jelas, yaitu untuk meminta sesuatu.
Dalam proses penyusunan surat permintaan, kita harus dapat membuatnya dengan jelas dan terperinci mengenai apa yang diinginkan. Hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman dengan pihak yang kita mintai.
Saat kita membuat surat permintaan, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama, kita harus menentukan jenis barang atau jasa yang akan diminta. Kedua, kita perlu mencantumkan keterangan mengenai jumlah, waktu dan tempat pengiriman barang atau jasa. Ketiga, kita harus menentukan cara pembayaran dan pengiriman barang atau jasa tersebut.
Surat permintaan tidak hanya berguna dalam permintaan barang atau jasa, tetapi juga dalam meminta informasi atau data. Misalnya dalam suatu penelitian atau studi kasus, kita dapat menggunakan surat permintaan untuk meminta data terkait tema penelitian kita.
Surat permintaan memiliki beberapa jenis, antara lain keluaran dan masuk. Surat permintaan keluaran adalah surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi untuk meminta barang atau jasa dari pihak lain. Sedangkan surat permintaan masuk adalah surat yang diterima dan harus dijawab oleh pihak yang dimintai.
Contoh surat permintaan keluaran biasanya terdapat pada pembelian barang atau jasa. Seorang pelanggan yang ingin membeli suatu produk akan membuat surat permintaan kepada perusahaan yang menjual produk tersebut. Dalam surat permintaan tersebut, pelanggan harus mencantumkan jenis dan jumlah produk yang dibeli, harga, dan jangka waktu pengiriman.
Contoh surat permintaan masuk biasanya terdapat dalam persyaratan tender atau pelelangan. Perusahaan atau instansi yang mengadakan tender akan menerima surat permintaan dari peserta tender. Surat permintaan tersebut berisi tentang spesifikasi pekerjaan yang diminta, jangka waktu pelaksanaan, dan lain sebagainya.
Secara umum, surat permintaan menjadi salah satu dokumen penting yang harus diperhatikan dalam sebuah transaksi bisnis atau kerjasama. Oleh karena itu, keterampilan dalam membuat surat permintaan yang jelas dan terperinci sangatlah penting untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
Tujuan Penulisan Surat Permintaan
Surat permintaan adalah salah satu jenis surat resmi yang berisi permohonan atau permintaan yang diajukan kepada pihak yang bersangkutan. Surat ini bisa dikirim oleh perorangan, kelompok, maupun organisasi, baik itu untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan umum. Tujuan utama penulisan surat permintaan adalah untuk meminta izin, bantuan, dukungan, atau jasa dari pihak yang dituju. Berikut ini adalah beberapa tujuan penulisan surat permintaan yang sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari:
Permintaan Bantuan Kepada Pemerintah
Satu di antara tujuan penulisan surat permintaan yang umum ada di masyarakat adalah untuk meminta bantuan kepada pemerintah, baik itu dalam bentuk bantuan sosial, kesehatan, infrastruktur, dan lain-lain. Surat permintaan ini bersifat formal dan harus memenuhi syarat yang ditetapkan oleh instansi pemerintah yang bersangkutan, seperti alasan permohonan, data diri, dokumen pendukung, dan sebagainya. Contoh surat permintaan bantuan kepada pemerintah dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Permintaan Sponsorship
Permohonan sponsorship adalah satu di antara tujuan penulisan surat permintaan yang banyak diterapkan dalam dunia bisnis dan event organizer. Dalam surat permintaan ini, penulis berharap pihak dengan dana yang mencukupi dapat menfasilitasi atau mendukung kegiatan yang dilaksanakan oleh penulis, seperti acara konser, seminar, lomba, dan lain-lain. Agar memiliki peluang lebih besar, disarankan menulis surat dengan bahasa yang sopan, rinci, dan jelas kurang lebih seperti contoh surat permintaan sponsorship berikut ini:
Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi, baik itu terkait dengan pendidikan, kesehatan, produk atau jasa, sampai peluang kerja saat ini menjadi salah satu permintaan surat yang cukup banyak dipakai oleh orang-orang. Dalam surat permintaan ini, pengirim umumnya meminta informasi spesifik atau detail dari pihak yang bersangkutan, seperti data produk, kriteria kualifikasi, peluang karir, dan sebagainya. Surat permintaan harus memuat informasi yang rinci dan jelas agar mudah dimengerti dan sesuai dengan permintaan. Gambar di bawah ini menunjukkan contoh surat permintaan informasi:
Permintaan Izin
Permintaan izin adalah permohonan resmi yang diajukan oleh seseorang dalam melaksanakan suatu kegiatan atau sebuah tindakan yang memerlukan persetujuan tertentu. Surat permintaan izin bisa dikirimkan oleh individu atau kelompok dan diberikan untuk kepentingan pribadi ataupun umum. Beberapa jenis permintaan izin yang sering digunakan di antaranya izin pernikahan, izin cuti, izin perjalanan, dan sebagainya. Isi surat permintaan izin harus menjelaskan sistematis kebutuhan permohonan, seperti jadwal, tempat, dan aktivitas yang akan dilakukan. Contoh surat permohonan izin dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Permintaan Jasa
Permintaan jasa adalah suatu permintaan tertulis yang mengajukan permintaan terkait dengan pelaksanaan suatu produk atau jasa. Hal ini biasa dilakukan oleh individu atau perusahaan demi meningkatkan atau menjaga kualitas yang diinginkan. Berbagai jenis permintaan jasa bisa didapatkan di antaranya pesanan makanan, permintaan pengadaan, sampai perbaikan guci yang pecah. Isi permintaan jasa harus menjelaskan secara rinci bagaimana proses akan berlangsung, seperti teknis pelaksanaan, jangka waktu, dan hal-hal lainnya yang harus diperhatikan. Contoh surat permohonan jasa dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Dalam kesimpulannya, penulisan surat permintaan sangat penting untuk mengajukan sebuah permintaan dalam bentuk tulisan secara resmi dan sopan. Dimana dalam surat permintaan tersebut perlu diperhatikan struktur dan format sehingga dapat memberikan kesan yang baik dan benar-benar dibutuhkan. Berdasarkan beberapa tujuan penulisan surat permintaan di atas, diharapkan dapat membantu Anda dalam memahami dan menyusun surat permintaan yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Cara Menulis Surat Permintaan yang Baik dan Benar
Surat permintaan adalah salah satu jenis surat resmi yang bertujuan untuk meminta kesediaan seseorang atau organisasi untuk melakukan suatu tindakan atau memberikan bantuan. Dalam menyusun surat permintaan, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat tersebut bisa dikatakan baik dan benar. Berikut adalah cara menulis surat permintaan yang baik dan benar.
1. Tentukan Tujuan Surat Permintaan
Sebelum menulis surat permintaan, penting untuk mengetahui dengan jelas tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut bertujuan untuk meminta bantuan dana untuk acara amal, meminta izin untuk melakukan kegiatan tertentu, atau meminta informasi terkait dengan suatu produk atau jasa. Tujuan dari surat akan mempengaruhi gaya penulisan surat serta konten yang perlu disampaikan dalam surat tersebut.
2. Sapaan Awal dan Penutup yang Tepat
Saat menulis surat permintaan, sapaan awal dan penutup yang tepat sangatlah penting. Sapaan awal menggunakan kata-kata seperti ‘Kepada YTH’ diikuti oleh nama penerima surat. Kemudian, gunakan kata-kata yang sopan untuk menyampaikan permintaan Anda, seperti ‘dengan hormat saya mohon’ atau ‘dengan segala kerendahan hati saya memohon’. Pastikan sapaan penutup juga sopan dan tidak terlalu mendesak, seperti ‘atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih’ atau ‘saya mengucapkan terima kasih atas bantuannya’.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Agar surat permintaan Anda bisa dicerna dengan baik, gunakanlah bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Gunakan kalimat yang singkat dan padat, hindari penggunaan kata-kata yang bertele-tele atau ambigu. Pilihan kata juga sangat penting, pilihlah kata yang tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kebingungan pada penerima surat. Sertakan juga informasi yang penting namun singkat, seperti waktu dan tempat acara atau informasi kontak yang bisa dihubungi.
Contoh:
Dalam rangka memperingati hari kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 2022, kami, panitia kegiatan, bermaksud mengadakan acara lomba balap karung. Kami mengundang Bapak/Ibu sebagai sponsor untuk mensupport acara ini. Dana yang terkumpul akan digunakan untuk pembelian hadiah, pemasangan banner, dan biaya pengelolaan acara. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan dalam bentuk dana seikhlasnya pada rekening berikut: [nomor rekening].
4. Sertakan Data yang Mendukung atau Terkait
Agar surat permintaan Anda lebih meyakinkan, sertakanlah data atau informasi yang mendukung atau terkait dengan permintaan Anda. Kumpulkan data-data, fakta, atau hasil survei yang mendukung permintaan Anda. Jika ingin meminta bantuan keuangan, sertakan rincian penggunaan dana yang akan diberikan. Jika ingin meminta izin, lampirkan surat pengantar dan proposal kegiatan. Dengan menyertakan data-data yang mendukung, penerima surat lebih mudah memahami permintaan Anda dan memutuskan untuk membantu.
5. Periksa dan Perbaiki Kembali Surat Permintaan Anda
Setelah menyelesaikan surat permintaan, pastikan Anda memeriksa surat tersebut kembali dengan seksama. Periksa kesalahan penulisan, tata bahasa, serta kesesuaian format surat resmi. Pastikan konten surat juga sudah sesuai dengan tujuan yang ingin dilakukan. Anda juga bisa mengeceknya dengan cara membaca kembali surat sambil memeriksa tujuan dari surat tersebut. Jika terdapat kesalahan, segera perbaiki dan periksa kembali hingga surat benar-benar siap untuk dikirimkan.
Demikianlah cara menulis surat permintaan yang baik dan benar. Dengan mengikuti cara ini, diharapkan surat permintaan Anda bisa mendapatkan respons yang positif dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menulis Surat Permintaan
Menulis surat permintaan bisa menjadi hal yang tricky karena hal ini melibatkan penggunaan bahasa resmi dan formal. Namun, jika Anda ingin membuat surat permintaan yang efektif dan berhasil, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat permintaan:
Tentukan Tujuan Surat Permintaan
Langkah pertama dalam menulis surat permintaan yang sukses adalah menentukan tujuannya. Apakah Anda meminta bantuan atau dukungan finansial? Apakah Anda meminta informasi atau persetujuan dari orang tertentu? Jangan membuat surat permintaan tanpa tujuan yang jelas karena hal ini akan membuat konten surat Anda tidak fokus dan tidak efektif.
Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat surat permohonan dukungan untuk acara amal, tujuan Anda harus jelas, misalnya, apa penggalangan dana itu untuk? Siapa yang akan diuntungkan dari penggalangan dana ini? Apa manfaat dari dukungan kegiatan tersebut bagi masyarakat luas?
Setelah tujuan jelas, mulailah menangkap perhatian penerima surat untuk membantu Anda mencapai tujuan tersebut.
Pilih Kata-kata yang Efektif dan Efisien
Ketika menulis surat permintaan, hindari penggunaan kata-kata yang terlalu formal atau terlalu simpel. Konten surat permintaan harus mudah dimengerti oleh pembaca dan harus menggambarkan tujuan dan niat pembuat surat dengan jelas.
Gunakan kalimat yang pendek dan sederhana, yakinkan pembaca dengan kesopanan dan tampil berwibawa. Perhatikan unsur etika berbahasa, semisal menambahkan ‘Mohon Maaf’ di awal kalimat ketika hendak meminta tolong atau meminta izin. Ingat, kata sopan tak pernah membawa rugi, tetapi bila tak jeli saat menulis justru bisa merugikan diri sendiri.
Sajikan Fakta yang Akurat
Ketika menuliskan surat permintaan, jangan asal menyampaikan fakta. Sajikan fakta yang akurat dan terpercaya, gunakan sumber yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Fakta yang akurat akan memberikan kekuatan pada surat permintaan Anda dan akan membantu membujuk pembaca agar lebih tertarik untuk membantu Anda.
Jangan lupa setiap data yang sudah dimasukkan dalam surat permintaan, harus diperiksa ulang. Cek lagi keabsahan dan kejelasan informasi yang dimasukkan dalam surat agar tidak terjadi kesalahan karena hal itu akan membuat pihak yang diminta bantuan merasa tidak percaya terhadap Anda.
Maintain Kerendahan Hati
Menjaga selalu kerendahan hati penting dalam menulis surat permintaan. Jangan terlalu sombong di dalam surat dan jangan terlalu menuntut. Ingat, Anda meminta bantuan kepada seseorang dan dengan sendirinya Anda harus memberikan penghormatan dan menghargai waktu dan perhatian yang mereka berikan pada surat yang Anda tulis.
Sampailah pada pihak yang dituju dengan sopan dan memberikan kesan baik, berterimakasih atas kesempatan yang diberikan. Dengan begitu, Anda akan dianggap lebih serius dan dapat dipercayai oleh pihak yang dibuat, sehingga mereka lebih tertarik membantu dan memperhatikan permintaan Anda.
Tambahkan Detail Kontak
Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak Anda, seperti email, nomor telepon, dan alamat. Hal ini akan memudahkan pihak yang Anda buat surat untuk menghubungi Anda ketika mereka ingin memberikan dukungan atau menjawab pertanyaan Anda.
Menambahkan detail kontak juga menunjukkan keseriusan Anda dalam menulis surat permohonan, selain memudahkan cantuman alamat buat pengiriman bantuan, pengajuan proposal dan informasi pilihan lainnya. Meski begitu tak pelu menuliskan informasi secara terbuka, cukup singkat dan jelas supaya tahu kepanjangan.
Kesimpulan
Menulis surat permintaan memerlukan keterampilan yang dalam. Namun, jika Anda memperhatikan hal-hal di atas saat menulis surat permohonan, Anda akan meningkatkan kemungkinan Anda untuk mendapatkan tanggapan yang positif dari penerima surat. Selalu ingat, jika Anda ingin orang lain membantu Anda, Anda harus memberi mereka alasan yang cukup menarik untuk melakukannya!
Tips Agar Surat Permintaan Dapat Diterima dengan Baik oleh Penerima
Surat permintaan merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Surat ini memiliki tujuan untuk meminta sesuatu dari pihak lain, seperti meminta penawaran harga, informasi produk, atau fasilitas lain. Namun, terkadang surat permintaan tidak dapat diterima dengan baik oleh penerima karena beberapa hal. Oleh karena itu, di bawah ini adalah beberapa tips agar surat permintaan dapat diterima dengan baik oleh penerima.
1. Sampaikan dengan Jelas dan Tepat
Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan adalah menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan tepat. Penerima surat perlu memahami dengan mudah apa yang diminta dan bagaimana hal tersebut disampaikan. Pastikan surat permintaan yang dibuat tidak ambigu atau tidak dapat dimengerti dengan baik.
2. Sederhanakan Gaya Menulis
Selain itu, penting untuk menyederhanakan gaya bahasa dalam surat permintaan. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu formal atau sesuai dengan situasi formal. Gunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh semua orang tanpa harus melihat kamus atau menggunakan terlalu banyak kata-kata yang tidak perlu. Pembaca akan lebih merasa terbuka dan relaks dengan bahasa yang mudah dipahami.
3. Jelaskan Alasan dan Tujuan Permintaan
Jangan lupa untuk menjelaskan dengan jelas mengapa permintaan tersebut dibuat. Sampaikan tujuan permintaan dengan jelas dan bahkan lebih baik lagi jika terdapat alasan yang masuk akal. Dengan alasan yang jelas, penerima akan lebih merasa yakin dengan permintaan yang dibuat dan lebih mudah untuk dipenuhi.
4. Gunakan Kalimat yang Ramah
Selain menulis dengan bahasa yang jelas dan tepat, sangat penting untuk menggunakan kata-kata yang sopan dan ramah dalam surat permintaan. Kunci dari surat permintaan yang baik adalah menggunakan kalimat yang sopan, tidak menyinggung perasaan pihak lain, dan tidak menyebabkan salah paham. Dengan menggunakan kalimat yang sopan, penerima surat akan merasa dihargai dan lebih terbuka untuk membantu.
5. Pahami Cara Menulis Yang Sesuai
Penting untuk memahami cara menulis yang benar dan sesuai untuk surat permintaan. Hal ini bisa mencakup cara penulisan tanggal, nama, alamat, dan bagian lain dari surat. Pastikan format surat permintaan yang dibuat sudah sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan) untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi surat. Dengan penulisan yang benar dan sesuai, surat permintaan akan terlihat lebih profesional dan dapat diterima dengan baik oleh penerima.
Demikianlah beberapa tips agar surat permintaan dapat diterima dengan baik oleh penerima. Pastikan surat permintaan yang dibuat sudah sesuai dengan kaidah penulisan surat yang baik dan benar agar mudah dimengerti dan direspon oleh pihak lain. Semoga informasi di atas dapat membantu kebutuhan bisnis Anda dan sukses selalu!
Originally posted 2023-06-05 17:21:16.