Pengertian Surat Pengantar
Surat pengantar adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh instansi atau organisasi tertentu yang berfungsi untuk memberikan pengantar atau surat perkenalan kepada pihak yang dituju. Fungsi utama dari surat pengantar adalah untuk membantu pihak yang dituju memperoleh akses dalam kepentingan yang diinginkan.
Oleh karena itu, surat pengantar biasanya digunakan dalam kepentingan yang berkaitan dengan administrasi pemerintahan, pendidikan, dan pekerjaan. Sebagai contoh, surat pengantar biasa digunakan untuk mengajukan permohonan surat izin mengemudi, mengajukan beasiswa, atau melamar pekerjaan.
Surat pengantar seringkali dipersiapkan oleh suatu instansi, misalnya kantor pemerintah atau instansi swasta, untuk diserahkan ke pihak yang berkepentingan. Biasanya, dalam surat pengantar terdapat informasi tentang nama lengkap, alamat, dan keperluan pemohon yang akan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan.
Dalam struktur surat pengantar, terdapat beberapa bagian penting yang harus tertulis dengan jelas. Beberapa bagian tersebut diantaranya adalah:
- Alamat pengirim
- Tanggal pembuatan surat
- Nama instansi / perusahaan / organisasi
- Nama dan jabatan pengirim
- Alamat dan Nama penerima surat
- Perkenalan dan maksud surat pengantar
- Tanda tangan dan nama pengirim
Hal penting lain dalam membuat surat pengantar adalah ketepatan dan keakuratan informasi yang tercantum dalam surat pengantar. Misalnya, informasi seperti alamat pengirim, tanggal surat, dan maksud surat harus diisi dengan benar agar tidak ada kesalahan ketika surat sampai ke tangan pihak yang dituju.
Surat pengantar juga harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Oleh karena itu, penting bagi penulis surat pengantar untuk menghindari penggunaan kalimat yang terlalu membingungkan dan kompleks sehingga pihak yang dituju dapat memahami maksud dari surat yang mereka terima.
Meskipun surat pengantar terlihat sederhana, namun memiliki peran penting dalam setiap proses administratif. Surat pengantar yang jelas, akurat, dan mudah dipahami akan memudahkan pihak yang berkepentingan dalam memperoleh akses untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Tujuan Surat Pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat resmi yang memberikan rangkaian informasi singkat mengenai dokumen yang terlampir, dan menunjukkan tujuan dari pengiriman dokumen tersebut. Surat pengantar sering kali digunakan sebagai surat pendamping yang memperkenalkan petisi, laporan, surat kontrak, atau dokumen resmi lainnya. Dalam konteks kerja, surat pengantar digunakan untuk mengirimkan berbagai dokumen penting seperti laporan, invoice, atau dokumen keuangan lainnya.
Berikut adalah beberapa tujuan dari surat pengantar yang perlu dikenali:
- Membuat komunikasi resmi
- Memberikan informasi penting
- Menunjukkan sikap yang sopan dan baik hati
- Membedakan dokumen pengantar dengan dokumen yang dilampirkan
- Meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam pengiriman dokumen
Tujuan utama dari surat pengantar adalah untuk menjadikan komunikasi yang dilakukan sebagai resmi dan berlaku di mata hukum. Dalam kasus transaksi bisnis atau perusahaan, surat pengantar digunakan sebagai bukti resmi dan penting dalam proses pengiriman dokumen. Dengan demikian, surat pengantar sangat berperan penting dalam media komunikasi resmi antara kedua belah pihak.
Surat pengantar harus memberikan informasi penting seperti nama, alamat, dan nomor telepon pelengkap dari pihak yang mengirim, dan juga identitas si penerima. Isi surat pengantar juga harus mencakup deskripsi singkat mengenai surat yang dilampirkan, serta tujuan atau keperluan pengiriman dokumen tersebut. Hal ini membantu perusahaan atau organisasi terkait untuk memahami isi dokumen yang dilampirkan serta tujuan dari pengiriman dokumen tersebut.
Surat pengantar juga harus dilengkapi dengan salam pembuka yang sopan dan penuh kebaikan, seperti “Salam yang terhormat” atau “Salam sejahtera”. Hal ini menunjukkan sikap sopan dan baik hati dari pengirim surat, yang dapat membuka ruang untuk komunikasi yang lebih baik dan terbuka dengan pihak yang menerima surat.
Surat pengantar harus dilampirkan dengan dokumen yang terkait dengan konteks surat pengantar itu sendiri. Dalam hal ini, surat pengantar akan membantu membedakan dokumen pengantar dengan dokumen yang dilampirkan, sehingga dapat membantu penerima membedakan antara dokumen-dokumen dan mencegah terjadinya kesalahan penanganan dokumen atau kebingungan dalam hal pemahaman dokumen.
Dalam konteks bisnis atau perkantoran, surat pengantar sangat membantu untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam pengiriman dokumen. Dengan menyertakan surat pengantar, dokumen yang dilampirkan dapat diterima dan ditindaklanjuti segera oleh pihak yang dituju secara tepat dan efisien.
Dalam kesimpulannya, surat pengantar adalah surat resmi yang menginformasikan atau memberikan pengantar terhadap dokumen yang dilampirkan. Surat pengantar harus memberikan informasi penting mengenai dokumen yang dikirimkan, dan menunjukkan tujuan dari pengiriman dokumen tersebut. Surat pengantar dapat membantu mempercepat pengiriman dokumen dan meningkatkan efisiensi dalam perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mempertimbangkan tujuan surat pengantar dalam menyusun surat tersebut untuk memastikan efektivitas dan efisiensi dalam pengiriman dokumen.
Unsur-unsur Surat Pengantar
Surat pengantar adalah dokumen yang berfungsi sebagai pengantar surat atau dokumen lainnya. Dalam sebuah surat pengantar, terdapat unsur-unsur yang harus ada agar surat tersebut dapat disiapkan dengan benar. Berikut adalah unsur-unsur penting dalam sebuah surat pengantar:
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat adalah bagian paling atas dari surat pengantar yang berisi identitas dari institusi yang mengeluarkan surat. Kop surat harus mencantumkan nama institusi, alamat, nomor telepon, dan logo institusi jika ada.
2. Alamat Penerima
Alamat penerima adalah alamat lengkap dari pihak yang dituju surat pengantar tersebut. Alamat penerima harus lengkap dan jelas, termasuk kode pos dan nomor telepon jika memungkinkan.
3. Isi Surat
Isi surat adalah bagian terpenting dari surat pengantar yang berisi tentang apa yang diantar atau disertai dengan surat tersebut. Isi surat terdiri dari beberapa bagian, yakni:
a. Pembukaan
Pembukaan adalah bagian pertama dari isi surat yang berisi ucapan salam dan perkenalan dari pengirim surat. Dalam pembukaan, pengirim surat dapat menggunakan berbagai macam ucapan salam, seperti “Salam Sejahtera”, atau “Salam Hormat”.
b. Penjelasan
Penjelasan adalah bagian dari isi surat yang berisi tentang apa yang diantar atau disertai dengan surat tersebut. Pada bagian ini, pengirim surat harus menjelaskan dengan jelas dan singkat tentang objek yang diantar, seperti dokumen atau barang.
c. Permintaan
Permintaan adalah bagian dari isi surat yang berisi tentang apa yang diminta oleh pengirim surat dari penerima surat. Permintaan yang dimaksud bisa berupa permintaan pengecekan dokumen, atau permintaan tanda tangan dari penerima surat, dan sebagainya.
d. Penutup
Penutup adalah bagian terakhir dari isi surat yang berisi tentang ucapan terima kasih dari pengirim surat dan kalimat penutup. Dalam kalimat penutup, pengirim surat dapat menambahkan kalimat yang berisi harapan atau doa kepada penerima surat.
4. Lampiran
Lampiran adalah bagian dari surat pengantar yang berisi dokumen atau bahan pendukung lainnya yang berhubungan dengan surat pengantar. Lampiran harus dijelaskan secara jelas dalam isi surat dan disebutkan jumlahnya pada akhir surat pengantar.
5. Tanggal dan Nama Pengirim
Tanggal dan nama pengirim merupakan unsur terakhir dari surat pengantar. Pada bagian ini, pengirim surat harus mencantumkan tanggal dibuatnya surat pengantar serta nama lengkap dan jabatan pengirim surat.
Dengan memiliki unsur-unsur yang sesuai dan lengkap dalam surat pengantar, maka surat tersebut menjadi berkesan dan bisa membantu para penerima surat untuk memahami dengan jelas tentang apa yang akan diantar atau disertai dengan surat tersebut.
Cara Penulisan Surat Pengantar yang Baik dan Benar
Surat pengantar merupakan surat yang berfungsi untuk menyampaikan pesan atau permintaan secara resmi kepada pihak yang dituju. Surat pengantar biasanya digunakan dalam urusan pekerjaan atau bisnis. Dalam penulisannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat pengantar yang dibuat dapat terbaca dengan jelas dan profesional. Berikut adalah cara penulisan surat pengantar yang baik dan benar.
1. Sertakan Judul Surat dan Menentukan Penerima Surat
Hal pertama yang harus dilakukan dalam penulisan surat pengantar adalah menentukan judul surat dan penerima surat. Judul surat ditulis pada bagian atas surat dengan huruf kapital. Penerima surat juga harus dituliskan dengan jelas dan lengkap, seperti perusahaan, jabatan, serta alamat lengkap tujuan surat. Dalam penulisan penerima surat, pastikan tidak ada ejaan yang salah atau kesalahan huruf.
2. Sertakan Identitas Pengirim Surat
Setelah menuliskan judul surat dan penerima surat, hal kedua yang perlu dilakukan adalah sertakan identitas pengirim surat. Identitas pengirim mencakup nama perusahaan atau lembaga, alamat lengkap, nomor telepon, nomor fax, dan alamat email. Sertakan identitas pengirim surat ini pada header atau footer surat pengantar. Dengan sertakan identitas pengirim, penerima surat akan lebih mudah untuk menghubungi kembali apabila ada pertanyaan atau klarifikasi terkait surat.
3. Sertakan Pembukaan Surat
Pada bagian awal surat pengantar, sertakan pembukaan surat yang menyampaikan maksud atau tujuan surat. Pembukaan surat ini bertujuan untuk memudahkan penerima surat untuk memahami isi surat dengan jelas dan tuntas. Sebagai contoh, contoh pembukaan surat pengantar di bawah ini:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Direktur Utama
PT. Abadi Jaya
Jl. Puncak Permai No. 12
Jakarta
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, mewakili PT. Jaya Mandiri, dengan ini mengajukan proposal kerjasama yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja PT. Abadi Jaya dan PT. Jaya Mandiri serta kemitraan yang dapat berlangsung dalam jangka panjang.
4. Sertakan Isi Surat dengan Jelas
Pada bagian isi surat pengantar, tuliskan informasi dengan jelas dan rinci. Isi surat pengantar harus sesuai dengan tujuan dan maksud surat. Pastikan untuk menghindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit dan sulit untuk dimengerti. Hindari juga menyertakan informasi yang tidak relevan dengan tujuan surat. Dalam penulisan isi surat, gunakan kalimat yang lugas dan mudah dipahami. Sebagai contoh:
Target toko online kami adalah memastikan agar konsumen terpenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen dalam membeli, kami berkomitmen untuk memberikan produk yang berkualitas dengan harga yang terjangkau. Kami membuka peluang kerjasama dengan mitra untuk membantu meningkatkan produktivitas dan profitabilitas toko online kami. Kami menawarkan kepada Bapak/Ibu Direktur Utama, kerjasama yang saling menguntungkan dan berkelanjutan dalam jangka panjang, dengan memberikan harga produk yang lebih baik serta kemudahan pelayanan yang dapat kami berikan, seperti diskon, bonus dan cashback.
5. Tutup Surat dengan Tepat dan Sopan
Setelah menyampaikan pesan atau informasi di isi surat pengantar, tutup surat dengan tepat dan sopan. Pada bagian penutup surat, sertakan ucapan terima kasih kepada penerima surat yang telah memperhatikan isi surat. Selain itu, sertakan juga kalimat yang merujuk pada kemungkinan tindak lanjut dan harapan pengirim surat agar dapat menjalin kerjasama yang baik.
Demikian surat pengantar ini, atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih. Kami berharap untuk dapat menjalin kerjasama yang baik dengan PT. Abadi Jaya.
Hormat kami,
PT. Jaya Mandiri
Dalam penulisan surat pengantar, pastikan untuk memeriksa kembali kesalahan atau kekurangan dalam penulisan surat sebelum surat dikirimkan. Apabila memungkinkan, minta bantuan orang lain seperti rekan kerja atau penyunting untuk merevisi surat pengantar agar seluruh isi surat dapat terbaca dengan jelas dan sesuai dengan tujuan surat. Dengan cara ini, surat pengantar yang dibuat akan terlihat profesional dan dapat menjadi representasi yang baik bagi pengirim surat.
Contoh Surat Pengantar Lamaran Kerja
Surat pengantar lamaran kerja atau biasa disebut sebagai surat pengantar adalah sebuah surat yang ditujukan kepada pihak perusahaan atau instansi yang ditujukan untuk melamar suatu pekerjaan. Surat pengantar biasanya berisi tentang data identitas singkat tentang diri pelamar, kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja serta keahlian yang dimiliki oleh pelamar.
Maka dari itu, dalam penulisan surat pengantar lamaran kerja yang baik dan benar, sangat penting sekali untuk memperhatikan unsur-unsur penting seperti format penulisan, ejaan yang benar dan bahasa yang sopan. Berikut ini adalah contoh surat pengantar lamaran kerja:
1. Contoh Surat Pengantar Lamaran Kerja Fresh Graduate
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. Cahaya Berkah
Jalan Raya Citarum No. 27
Bandung
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Anisa Rizki
Alamat: Jl. Siliwangi No. 13, Bandung
Tempat, tanggal lahir: Bandung, 14 Oktober 199x
Pendidikan Terakhir: S1 Akuntansi, Universitas Padjajaran
IPK: 3,5
Dengan ini memberikan surat pengantar lamaran kerja untuk mengajukan permohonan bergabung dengan perusahaan Bapak/Ibu. Saya sangat bersemangat untuk dapat bergabung dan memberikan kontribusi pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Selama menimba ilmu di bangku perkuliahan, saya aktif mengikuti kegiatan-kegiatan organisasi mahasiswa. Saya juga aktif dalam berbagai kegiatan ekstrakurikuler lainnya seperti seminar, workshop, dan kegiatan sosial. Saya percaya, kesempatan ini akan memungkinkan saya untuk terus berkembang dan belajar di lingkungan kerja yang profesional.
Adapun kualifikasi dan keahlian yang saya miliki adalah:
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)
- Mampu berkomunikasi dengan baik dan bekerja di bawah tekanan
- Memiliki kemampuan dasar dalam Akuntansi
- Sudah memahami dan mengetahui dasar-dasar perpajakan
- Mampu bekerja dalam tim atau individu
Demikianlah surat pengantar ini saya buat dengan sebenarnya dan harapan besar saya untuk diterima bekerja di perusahaan Bapak/Ibu. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan saya siap datang untuk wawancara sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
Hormat saya,
Anisa Rizki
2. Contoh Surat Pengantar Lamaran Kerja Fresh Graduate Dalam Bahasa Inggris
Dear Sir / Madam,
I am writing to apply for the position of Tax Intern as advertised on your website. Enclosed is my resume for your consideration.
I am a Bachelor of Accounting from Bandung University with a GPA of 3.50. I am eager to gain experience in the taxation field and the internship opportunity provided by your company is a perfect match for my career interest.
During my academic years, I took several tax courses and completed a tax internship at one of the biggest accounting firms in the city. I am confident that I have the knowledge and skills required to excel in this internship.
Attached to this letter is my resume, which highlights my academic achievements, internships, and extracurricular activities. I would appreciate the opportunity to meet with you to further discuss how my qualifications meet the needs of your company.
Thank you for your consideration, and I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
Anisa Rizki
3. Contoh Surat Pengantar Lamaran Kerja Untuk Berbagai Posisi
Bapak / Ibu Pimpinan
PT. Teknologi Makmur
Jalan Patriot No. 45
Bandung
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad Rizaldi
Alamat: Jl. Cikapundung Barat No. 9
Tempat, Tanggal Lahir: Bandung, 10 Oktober 1991
Pendidikan Terakhir: S1 Teknik Informatika, Universitas Pakenham
IPK: 3.2
Dalam surat lamaran ini, saya bermaksud mengajukan permohonan untuk bergabung dengan PT. Teknologi Makmur sebagai Programer Web. Dalam posisi ini, saya akan mampu mengembangkan kemampuan teknis saya dan pada saat yang sama membantu meningkatkan kinerja perusahaan.
Saya merasa sangat cocok dengan kualifikasi yang dicari oleh perusahaan dan saya yakin bahwa saya akan bisa memberikan yang terbaik untuk PT. Teknologi Makmur. Beberapa kemampuan yang mungkin bisa saya berikan pada perusahaan antara lain:
- Bisa bekerja dalam tim dan individu
- Mampu memperbaiki masalah pada website dengan waktu yang cepat
- Memiliki kemampuan untuk coding dengan menggunakan PHP, MySQL, Java Script, HTML dan CSS
- Bersedia belajar dan menambah pengalaman
Saya mengucapkan terima kasih atas perhatian nilai kepada surat pengantar kerja ini. Saya sangat berharap dapat berkesempatan untuk bertemu langsung dengan Bapak / Ibu untuk membicarakan lebih lanjut mengenai posisi dan proyek yang mungkin tersedia.
Hormat saya,
Ahmad Rizaldi
4. Contoh Surat Pengantar Lamaran Kerja Untuk Mahasiswa Magang
Kepada, Yth.
Bapak Kepala Bagian SDM PT. Prima Andalan
Jalan Gegerkalong Hilir No. 11
Kota Bandung, Jawa Barat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Martina Yuliana
Alamat: Jl. Soekarno-Hatta No. 193
Tempat, tanggal lahir: Bandung, 1 Januari 2001
Jurusan: Sistem Informasi, Universitas Pasundan
Dengan ini, saya bermaksud mengajukan permohonan magang di PT. Prima Andalan selama 3 bulan ke depan di bidang SDM. Saya tertarik untuk belajar dan lebih memahami tentang tata kelola dan manajemen Sumber Daya Manusia pada perusahaan Bapak / Ibu.
Selama menempuh pendidikan di universitas, saya mendapatkan pengetahuan yang cukup tentang prinsip-prinsip manajemen SDM. Selain itu, saya juga pernah mengikuti kegiatan pelatihan tentang rekrutmen dan seleksi pegawai dan diangkat sebagai ketua panitia acara seminar nasional di kalangan mahasiswa pada tahun 2021.
Adapun beberapa keterampilan yang saya miliki adalah:
- Mampu menggunakan software Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Office 365)
- Baik dalam berkomunikasi dan dapat bekerja sama dalam tim
- Bisa bekerja dengan waktu yang fleksibel
- Memiliki dasar-dasar pemahaman manajemen SDM
- Memiliki kemampuan menulis yang baik
Saya yakin bahwa dengan pengalaman ini akan membuka banyak peluang untuk masa depan saya. Oleh karena itu, saya sangat berharap diberikan kesempatan untuk melakukan magang di perusahaan Bapak / Ibu.
Bersama surat ini, saya sertakan beberapa kelengkapan dokumen seperti CV dan sertifikat pendukung lainnya yang dianggap perlu. Jika diperlukan, saya siap untuk mengikuti proses interview atau tes yang akan diadakan oleh perusahaan.
Hormat saya,
Martina Yuliana
5. Tips Cara Menulis Surat Pengantar Lamaran Kerja dengan Baik dan Benar
1. Buatlah surat pengantar lamaran kerja dengan pola pikir yang positif
2. Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami, serta hindari penggunaan kata-kata kasar dan singkat
3. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal dan tidak spesifik, gunakan bahasa yang mudah dimengerti
4. Buatlah struktur surat pengantar lamaran kerja yang rapi dan mudah dibaca
5. Tuliskan secara rinci tentang diri Anda, termasuk identitas singkat, pendidikan terakhir, dengan IPK, dan pengalaman kerja, kemampuan dan keahlian yang dimiliki
6. Jangan menyalin isi surat lamaran kerja dari orang lain, karena dapat memberikan kesan negatif pada otoritas perusahaan
7. Buat surat pengantar lamaran kerja dalam 1 halaman saja
8. Koreksi ejaan, grammar, dan tata bahasa sebelum mengirimkan lamaran kepada perusahaan yang dituju
9. Sertakan dokumen penting seperti CV, ijazah, sertifikasi, dan penghargaan yang dimiliki
10. Jika memungkinkan, sertakan referensi atau rekomendasi dari orang yang memiliki kredibilitas pada perusahaan yang dituju. (Misalnya profesor atau guru besar pada universitas Anda)
Dalam menulis surat pengantar lamaran kerja, Anda harus memperhatikan detail-detail kecil seperti format penulisan, ejaan yang benar, dan bahasa yang sopan. Dengan menulis surat pengantar lamaran kerja dengan baik dan benar, Anda memiliki kesempatan untuk menunjukkan kemampuan Anda dan membuat perusahaan tertarik untuk merekrut Anda.
Originally posted 2023-05-23 15:26:26.