Pengertian Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat yang memiliki tujuan untuk menginformasikan suatu hal secara resmi kepada para pihak yang terkait. Tujuan pengiriman surat edaran adalah untuk mempercepat arus informasi yang diperlukan antara sejumlah orang atau kelompok. Biasanya surat edaran dianggap dokumen formal yang ditandatangani oleh pengirim dan memuat informasi penting yang secara langsung mempengaruhi para penerima surat.
Surat edaran sering dipergunakan oleh instansi pemerintah atau perusahaan swasta untuk menyebarkan informasi terkait kebijakan internal, peraturan umum, undangan, pengumuman, dan masih banyak lagi. Surat edaran juga bisa digunakan untuk mengkoordinasikan kerja antar departemen atau tim di dalam suatu organisasi.
Surat edaran sangat penting dalam dunia bisnis. Dalam skala besar, surat edaran dirilis oleh departemen yang mempunyai tanggung jawab menginformasikan kebijakan kepada seluruh karyawan perusahaan. Surat edaran ini biasanya berkaitan dengan perubahan kebijakan atau diperlukan dalam rangka mengoptimalkan perkerjaan karyawan.
Berikut ini adalah beberapa contoh informasi yang terdapat dalam surat edaran:
- Peraturan atau kebijakan baru
- Undangan pertemuan atau acara tertentu
- Pengumuman spesial seperti peringatan hari jadi perusahaan atau promosi produk
- Surat keterangan resmi
- Permintaan informasi atau dukungan
Terkadang, surat edaran digunakan untuk menginformasikan hal yang tidak bisa ditunda dan harus diberikan informasinya secara cepat dan tepat. Hal tersebut dilakukan agar dapat menghindari munculnya kesalahpahaman yang berujung pada kegagalan kerja tim. Surat edaran bisa digunakan pada lingkungan keluarga atau mempunyai sifat resignatif seperti pengunduran diri dari jabatan tertentu.
Maka, surat edaran adalah salah satu sarana penting yang digunakan pada lingkungan organisasi maupun dalam kehidupan sehari-hari dalam menyebarkan informasi yang tepat dan resmi kepada para penerima agar tidak terjadi miskomunikasi.
Tujuan Penulisan Surat Edaran
Surat edaran merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam kegiatan bisnis atau organisasi. Tujuan penulisan surat edaran adalah untuk menyebarkan informasi secara massal kepada pihak yang terkait. Biasanya surat edaran akan dikirimkan kepada semua anggota organisasi atau seluruh karyawan pada sebuah perusahaan. Sehingga dengan demikian, kegiatan atau informasi yang ingin disampaikan dapat sampai ke semua pihak yang terkait.
Apabila sebuah organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang penting seperti adanya pergantian pimpinan atau kebijakan baru, surat edaran menjadi pilihan yang tepat. Dalam surat edaran, informasi dapat disampaikan dengan jelas dan rinci sehingga tidak menimbulkan salah paham di antara pihak yang terkait.
Salah satu tujuan penulisan surat edaran adalah untuk memberikan arahan atau petunjuk kepada pihak yang terkait. Dalam surat edaran, informasi dapat disampaikan dengan jelas sehingga pihak yang membaca akan mengerti secara detail tentang apa yang harus dilakukan. Misalnya, sebuah perusahaan ingin mengadakan pelatihan untuk seluruh karyawannya. Dalam surat edaran, akan dijelaskan mengenai waktu, tempat, dan materi yang akan diberikan pada pelatihan tersebut.
Selain itu, tujuan penulisan surat edaran adalah untuk memberikan pengumuman dengan cara yang efektif dan hemat biaya. Surat edaran menghemat biaya karena tidak perlu diprint satu persatu seperti surat permohonan atau surat undangan. Cukup dengan mencetak satu surat edaran untuk semua pihak yang terkait, informasi dapat disebarkan secara efektif dan efisien.
Di samping itu, surat edaran juga berguna sebagai bentuk koordinasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan adanya surat edaran, seluruh anggota organisasi atau karyawan di sebuah perusahaan akan mendapatkan informasi yang sama secara bersamaan. Sehingga dengan demikian, tidak ada salah paham atau informasi yang berbeda-beda di antara pihak yang terkait.
Dalam beberapa kasus, surat edaran juga digunakan untuk menyampaikan ajakan atau undangan pada acara tertentu. Misalnya, dalam sebuah organisasi akan diadakan acara perayaan ulang tahun organisasi. Surat edaran akan dikirimkan kepada seluruh anggota organisasi untuk mengajak mereka hadir dalam acara tersebut.
Dalam rangka menjaga efektivitas dan efisiensi penggunaan surat edaran, sebaiknya ditetapkan standar aturan dalam pengirimannya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam aturan tersebut adalah format surat edaran, pembagian penerima surat edaran, dan batas waktu dalam penyebarannya.
Dengan demikian, tujuan penulisan surat edaran adalah untuk menyampaikan informasi secara masal dan efektif, memberikan arahan atau petunjuk kepada pihak yang terkait, memberikan pengumuman dengan cara yang hemat biaya, memperkuat koordinasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan, serta dapat digunakan sebagai ajakan atau undangan untuk acara tertentu. Sebaiknya ditetapkan standar aturan dalam pengirimannya agar penggunaannya dapat efektif dan efisien.
Struktur Surat Edaran yang Benar
Surat edaran adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau sebuah perusahaan, institusi, atau organisasi untuk menyebarkan informasi atau pemberitahuan kepada banyak orang. Surat edaran yang baik harus dapat memberikan informasi yang jelas kepada pembaca dan mudah dipahami. Selain itu, surat edaran harus memiliki struktur yang benar agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik. Berikut ini adalah struktur surat edaran yang benar:
1. Kepala Surat
Kepala surat adalah bagian yang berisi logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan lainnya. Setiap perusahaan atau institusi biasanya memiliki desain atau format sendiri untuk kepalanya. Kepala surat yang baik harus mencerminkan identitas perusahaan atau institusi.
2. Tanggal
Tanggal harus dicantumkan di sebelah kiri kepala surat. Tanggal ini adalah tanggal dibuatnya surat edaran oleh penulis. Tanggal harus ditulis dalam format yang benar, misalnya 27 Agustus 2021 bukan 27/08/21.
3. Penulis Surat
Bagian ini berisi identitas penulis surat, seperti nama dan jabatan penulis. Jika surat edaran ditulis oleh sebuah perusahaan atau institusi, bagian ini dapat diisi dengan nama divisi atau departemen yang bertanggung jawab atas surat edaran tersebut. Penulis surat harus memiliki otoritas untuk merilis informasi dalam surat edaran.
Penulis surat harus mencerminkan otoritas atau kepercayaan bagi pembaca, terutama jika surat edaran berisi informasi penting atau resmi. Hal ini dapat memberikan keyakinan kepada pembaca bahwa surat edaran tersebut adalah surat resmi dari perusahaan atau institusi tersebut.
4. Pembukaan atau pengantar
Bagian pembukaan atau pengantar adalah bagian yang berisi salam pembuka, seperti Assalamualaikum, Salam sejahtera, dan sebagainya. Bagian ini juga berfungsi untuk memberi kesan ramah kepada pembaca. Selain itu, bagian pengantar juga bisa menggambarkan konteks atau tujuan dari surat edaran tersebut.
5. Isi Surat atau Pesan
Bagian ini adalah bagian paling penting dari surat edaran. Isi surat harus jelas, mudah dipahami, dan konsisten dengan tema atau tujuan dari surat edaran. Pesan harus singkat dan padat, tidak bertele-tele, serta mudah diingat oleh pembaca.
Jika isi surat edaran terlalu panjang, ada baiknya dibagi menjadi beberapa paragraf dengan poin-poin utama yang bisa ditebalkan. Setelah selesai menulis, disarankan untuk membaca kembali isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan yang terjadi.
6. Penutup
Bagian penutup berisi ucapan terima kasih, harapan, ajakan, atau informasi tambahan yang berkaitan dengan isi surat edaran. Penutup yang baik harus memberikan kesan ramah dan menggugah pembaca untuk bertindak sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan. Indonesia memiliki beberapa ucapan penutup yang bisa dipilih, seperti Hormat saya, Terima kasih, Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih, dan sebagainya.
7. Tanda tangan
Tanda tangan adalah bagian akhir dari surat edaran. Tanda tangan harus dicapai dengan tinta hitam pada bagian bawah halaman yang telah disiapkan khusus. Tanda tangan menunjukkan keseriusan penulis surat dan memberi saksi bahwa surat edaran tersebut benar-benar berasal dari penulis yang dimaksud.
Demikianlah struktur surat edaran yang benar. Pastikan untuk selalu memperhatikan struktur surat edaran ini agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan baik dan benar.
Contoh Surat Edaran Permintaan
Contoh surat edaran permintaan biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk menginformasikan permintaan kepada karyawan atau anggota yang terkait. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang inti dari permintaan tersebut. Dalam contoh surat edaran permintaan ini, kami akan melihat cara dalam menulis surat edaran permintaan yang efektif dan jelas.
1. Identitas Penerima
Sebelum menulis surat edaran permintaan, pastikan bahwa Anda memiliki daftar penerima. Hal terpenting dalam daftar penerima adalah pastikan email yang dituliskan benar. Jangan sampai pengirimannya salah ke alamat yang tidak tepat. Setelah itu, pastikan bahwa daftar penerima sesuai dengan target permintaan Anda.
2. Judul yang Menarik
Penting untuk menyertakan judul yang menarik dalam contoh surat edaran permintaan Anda. Ini membantu menentukan apakah orang akan membaca surat edaran tersebut atau tidak. Judul yang jelas dan menarik juga membantu penerima mengenali subjek permintaan secara cepat. Judul yang baik bisa membuat seluruh isi surat menjadi lebih mudah dipahami.
3. Isi Konten
Isi konten juga merupakan hal penting dalam contoh surat edaran permintaan. Pastikan bahwa Anda menjelaskan secara singkat dan jelas mengenai permintaan Anda. Sertakan informasi detail mengenai tindakan yang diharapkan dari penerima. Lebih baik lagi jika ada deadline atau tenggat waktu yang diberikan. Hal ini akan membantu penerima dalam memprioritaskan permintaan apabila ada banyak hal yang harus dilakukan.
4. Bahasa yang Tegas dan Jelas
Contoh surat edaran permintaan yang baik harus menggunakan bahasa yang tegas dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau terlalu formal. Surat edaran harus ditulis seolah-olah Anda sedang berbicara dengan target penerima. Selain itu, pastikan untuk tidak menggunakan kata-kata yang dapat dipandang subjektif.
Cara lain untuk menegaskan keputusan Anda adalah dengan cara menyebutkan beberapa alasan atau bukti yang mendukung keputusan Anda. Ini akan memberikan kemungkinan lebih banyak untuk menerima permintaan Anda. Kemudian, pastikan agar permintaan Anda musyawarah dengan baik sehingga tidak terkesan memaksa atau kelihatan seperti ultimatum.
5. Penutup yang Bersahabat
Contoh surat edaran permintaan harus ditutup dengan kalimat yang bersahabat. Sampaikan terima kasih atas waktu dan perhatiannya serta mohon maaf atas ketidaknyamanan apabila ada yang merasa terganggu. Ini menunjukkan keterbukaan Anda dalam menjalankan suatu permintaan sehingga penerima jadi tidak merasa diakali atau dipermainkan. Selain itu, sertakan kontak yang bisa dihubungi apabila ada pertanyaan atau masalah yang perlu ditanyakan. Kontak ini bisa berupa nomor ponsel, alamat email, atau media sosial.
Kesimpulan
Contoh surat edaran permintaan yang baik harus disusun dengan hati-hati dan perlu memperhatikan berbagai poin di atas. Pastikan bahwa surat edaran tersebut cukup informatif dan bisa memudahkan target penerima dalam memahami isi serta maksud permintaan Anda. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal dan pastikan Anda membuat kesan yang baik agar dapat meningkatkan customer satisfaction dari penerima permintaan.
Contoh Surat Edaran Pemberitahuan
Surat edaran adalah surat yang ditulis dan disebarluaskan kepada individu atau organisasi tertentu untuk memberikan informasi, instruksi, atau pemberitahuan. Surat edaran biasanya digunakan oleh perusahaan, pemerintah, dan organisasi lainnya sebagai cara untuk menyebarkan informasi penting dengan cepat.
Berikut adalah contoh surat edaran pemberitahuan yang dapat digunakan sebagai referensi untuk membuat surat edaran sendiri:
Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Acara Kantor
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam sejahtera bagi para karyawan dan karyawati PT. ABCD,
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun perusahaan PT. ABCD yang ke-10, dengan senang hati mengundang seluruh karyawan dan karyawati PT. ABCD untuk menghadiri acara ulang tahun perusahaan.
Acara ini akan dilaksanakan pada:
Hari: Sabtu, 5 Agustus 2021
Waktu: 19.00 WIB – selesai
Tempat: Gedung Serbaguna PT. ABCD Lt. 4, Jalan Sudirman No. 123.
Harap diketahui bahwa acara ini wajib dihadiri oleh seluruh karyawan dan karyawati. Adapun pakaian yang harus dikenakan adalah pakaian formal. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Surat edaran seperti contoh di atas dapat digunakan untuk memberikan pemberitahuan acara kantor yang penting. Pastikan untuk mencantumkan waktu, tempat, dan persyaratan lainnya yang perlu diikuti oleh karyawan dan karyawati.
Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam sejahtera bagi seluruh karyawan dan karyawati PT. EFGH,
Kami menginformasikan bahwa terdapat perubahan jadwal kerja mulai tanggal 15 Mei 2021. Adapun jadwal kerja baru adalah sebagai berikut:
Hari: Senin – Jumat
- Shift 1: 08.00 – 16.00 WIB
- Shift 2: 09.00 – 17.00 WIB
- Shift 3: 10.00 – 18.00 WIB
Hari: Sabtu
- Shift 1: 08.00 – 14.00 WIB
- Shift 2: 09.00 – 15.00 WIB
Perubahan ini berlaku untuk semua karyawan dan karyawati PT. EFGH kecuali bagi mereka yang mendapatkan pengecualian secara khusus. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon karyawan dan karyawati untuk mengikuti jadwal yang telah ditetapkan.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Surat edaran seperti contoh di atas dapat digunakan untuk memberitahu karyawan dan karyawati mengenai perubahan jadwal kerja atau tugas. Pastikan informasi yang disampaikan jelas, lengkap, dan mudah dipahami oleh semua penerima surat.
Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Kenaikan Gaji
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam sejahtera bagi seluruh karyawan dan karyawati PT. IJKL,
Dengan ini kami menyampaikan kabar gembira bahwa PT. IJKL telah melakukan peninjauan kembali terhadap kinerja karyawan dan karyawati selama setahun terakhir. Berdasarkan hasil peninjauan, maka kami memutuskan untuk memberikan kenaikan gaji bagi seluruh karyawan dan karyawati.
Adapun besaran kenaikan gaji adalah sebesar 10% dari gaji dasar yang diterima pada bulan lalu. Kenaikan gaji akan efektif mulai tanggal 1 Mei 2021. Terima kasih atas kerjasama dan kontribusi yang telah diberikan.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Surat edaran seperti contoh di atas dapat digunakan untuk memberi tahu karyawan dan karyawati tentang kenaikan gaji. Pastikan informasi yang Anda sampaikan jelas dan memberi pengharapan yang positif bagi karyawan dan karyawati.
Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Pembatalan Acara
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam sejahtera bagi seluruh anggota Musyawarah Desa (Musdes) di Desa Mawar,
Dengan sangat menyesal, kami harus menyampaikan bahwa acara Musyawarah Desa yang akan dilaksanakan pada Sabtu, 17 April 2021 besok telah dibatalkan.
Hal ini dilakukan karena adanya kebijakan dari pemerintah terkait larangan berkumpul lebih dari 10 orang guna memutus mata rantai pandemi Covid-19. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan berharap semuanya dapat memahami keputusan ini demi keselamatan bersama.
Terima kasih atas perhatiannya dan mohon untuk menyampaikan informasi ini kepada anggota Musdes lainnya yang mungkin tidak memiliki akses internet.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Surat edaran seperti contoh di atas dapat digunakan untuk memberitahu pembatalan acara yang sudah disepakati. Pastikan untuk menyampaikan alasan pembatalan dengan jelas serta memberi alternatif solusi untuk mencegah ketidaknyamanan bagi penerima surat.
Contoh Surat Edaran Pemberitahuan Peraturan Baru
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Salam sejahtera bagi seluruh karyawan dan karyawati Taman Pendidikan Anak Usia Dini (TPAUD) Do-Re-Mi,
Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di TPAUD Do-Re-Mi, maka kami menetapkan beberapa peraturan baru yang akan diterapkan mulai tanggal 3 Mei 2021:
- Hari Minggu libur bagi seluruh karyawan dan karyawati kecuali bagi mereka yang mendapatkan pengecualian secara khusus.
- Wajib mengenakan seragam setiap kali masuk TPAUD.
- Penggunaan handphone, tablet, dan laptop hanya diperbolehkan saat istirahat atau di luar jam kerja.
Peraturan ini berlaku untuk semua karyawan dan karyawati TPAUD Do-Re-Mi. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan dan mohon untuk mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Surat edaran seperti contoh di atas dapat digunakan untuk memberitahu karyawan dan karyawati tentang peraturan baru yang akan diterapkan di perusahaan atau organisasi. Pastikan untuk menyampaikan informasi secara jelas dan memberikan penjelasan mengenai alasan dibuatnya peraturan baru tersebut.
Demikianlah contoh surat edaran pemberitahuan yang dapat digunakan sebagai referensi untuk membuat surat edaran. Selalu pastikan surat edaran yang Anda buat jelas, lengkap, mudah dipahami dan sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan. Semoga bermanfaat!
Originally posted 2023-06-06 12:20:43.