Pengenalan Surat Bisnis
Surat bisnis adalah salah satu alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Surat bisnis digunakan untuk mengirim pesan formal dari satu perusahaan ke perusahaan lain atau antara individu dalam suatu perusahaan. Surat bisnis biasanya digunakan untuk berkomunikasi tentang penawaran kerjasama, pemesanan produk, penawaran harga, dan undangan acara bisnis.
Surat bisnis harus ditulis dengan cermat dan dikirim dengan penuh pertimbangan karena mereka mewakili perusahaan Anda. Surat bisnis yang efektif akan dapat meningkatkan citra perusahaan Anda dan memupuk hubungan yang baik dengan pelanggan potensial serta mitra bisnis Anda. Sebaliknya, surat bisnis yang buruk akan memberikan kesan buruk dan dapat merusak reputasi perusahaan Anda.
Ada tiga jenis surat bisnis yang umum digunakan:
- Surat bisnis tertulis: Surat bisnis tertulis adalah surat bisnis yang dicetak atau ditulis tangan dan dikirim melalui pos atau email.
- Surat bisnis resmi: Surat bisnis resmi adalah surat bisnis yang digunakan untuk komunikasi formal antara perusahaan. Surat bisnis resmi biasanya memiliki format dan bahasa yang standar yang perlu diikuti.
- Surat bisnis informal: Surat bisnis informal adalah surat bisnis yang digunakan untuk komunikasi antara individu dalam suatu organisasi atau untuk tujuan yang kurang formal seperti pemberitahuan atau informasi yang disampaikan segera.
Bagian-bagian dari surat bisnis yang umum adalah:
- Header: Header adalah informasi pengirim dan penerima seperti alamat, nomor telepon, email dan sebagainya.
- Salutasi: Salutasi adalah kalimat pembukaan yang sopan seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat” atau “Dear.”
- Isi surat: Isi surat adalah inti dari pesan yang ingin disampaikan. Hal ini harus ditulis dengan jelas dan ringkas dengan kalimat yang mudah dipahami.
- Penutup: Penutup adalah kalimat yang digunakan untuk mengakhiri surat bisnis seperti “Salam Hormat,” “Terima Kasih” atau “Salam.”
- Tanda tangan: Tanda tangan adalah tanda pengirim pada akhir surat.
Memahami dasar-dasar surat bisnis adalah penting untuk memastikan pesan yang ingin disampaikan tersampaikan dengan benar dan efektif. Oleh karena itu, penting untuk mempelajari bagaimana menulis dan mengirim surat bisnis yang baik dan efektif.
Struktur Surat Bisnis yang Benar
Menjadi salah satu komunikasi penting dalam dunia bisnis, surat bisnis haruslah ditulis dengan jelas dan sesuai dengan struktur yang benar. Struktur surat bisnis yang benar akan memudahkan pembaca untuk mengerti pesan yang ingin disampaikan. Berikut adalah beberapa elemen yang harus ada dalam surat bisnis:
1. Kepada Siapa Surat Ditetapkan
Elemen penting pertama yang harus ada dalam surat bisnis adalah kepala surat, yang berisi informasi mengenai kepada siapa surat itu ditulis. Pada bagian kepala surat, cantumkan nama perusahaan atau lembaga, alamat, nomor telepon, faks, dan alamat email perusahaan. Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal dikirimnya surat dan nomor surat pada bagian sisi kanan atas surat bisnis.
2. Subjek Surat
Setelah membuat kepala surat, selanjutnya harus menyertakan subjek surat. Subjek surat adalah judul atau topik yang dibahas dalam surat bisnis. Subjek harus jelas dan menarik perhatian penerima surat. Misalnya, jika Anda ingin mempromosikan produk baru, Anda bisa menuliskan subjek surat “Promosi Produk Baru Untuk Pelanggan Setia”. Elemen subjek surat dibuat dalam bentuk garis tebal dan diletakkan tepat di bawah kepala surat.
3. Pengantar Surat
Pada bagian pengantar surat, Anda bisa mengawali dengan ucapan salam dan sapaan terhadap penerima surat. Jangan lupa untuk menyebutkan nama lengkap atau nama perusahaan penerima surat. Pada bagian pengantar, sampaikan juga tujuan penulisan surat, apa yang ingin Anda sampaikan dalam surat tersebut. Tulis dengan singkat dan padat agar penerima surat mudah memahami isi surat tersebut.
4. Isi Surat
Setelah bagian pengantar, selanjutnya adalah isi surat. Anda harus menyajikan informasi yang lengkap dan akurat tentang tujuan penulisan surat bisnis. Uraikan poin-poin penting secara jelas dan terstruktur, dengan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Berikan juga penjelasan atau solusi atas masalah yang dihadapi oleh perusahaan atau pihak penerima surat tersebut.
5. Penutup Surat
Pada bagian ini, Anda harus memberikan rangkuman dari isi surat secara singkat dan padat. Ucapkan terimakasih atas waktu dan perhatian penerima dalam membaca surat bisnis tersebut. Jangan lupa untuk mencantumkan kesediaan Anda dalam memberikan informasi lebih lanjut jika diperlukan. Pada bagian penutup surat juga harus ditandatangani dan dicap sebagai tanda keseriusan dan kesanggupan untuk melaksanakan apa yang telah disampaikan dalam surat.
6. Lampiran Surat
Jika Anda ingin melampirkan dokumen atau informasi tambahan, sertakan pada lampiran surat. Sebutkan jumlah lampiran dan deskripsi dari isi lampiran tersebut. Misalnya, jika ingin melampirkan proposal usaha, simpan dokumen dalam amplop tertutup dan cantumkan pada bagian bawah surat bahwa ada lampiran proposal usaha dalam surat tersebut.
Dengan mengikuti struktur surat bisnis yang benar, diharapkan surat yang ditulis dapat dengan mudah dipahami oleh pihak yang menerimanya. Tidak hanya itu, surat bisnis yang baik dan terstruktur juga dapat meningkatkan citra dan reputasi perusahaan Anda. Oleh karena itu, pastikan setiap surat bisnis yang Anda tulis memenuhi struktur yang benar.
Contoh Surat Penawaran Bisnis
Berbisnis tidak hanya membutuhkan produk dan jasa yang berkualitas, tetapi juga membutuhkan kemampuan dalam menyusun sebuah penawaran bisnis yang baik kepada klien atau calon klien. Penawaran bisnis merupakan alat pemasaran yang digunakan untuk mengajak klien atau calon klien untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan. Maka dari itu, dalam menyusun penawaran bisnis perlu diperhatikan detail-detail yang ada agar klien atau calon klien merasa tertarik dan akhirnya membeli produk atau jasa yang ditawarkan.
Berikut adalah contoh surat penawaran bisnis yang baik dan tepat untuk dipakai dalam bisnis:
PT Abadi Sejahtera
Jl. Merdeka No.1, Jakarta Pusat
Telp. (021) 123456789
Fax. (021) 123456789
Kepada Yth.
Bpk/Ibu/Sdr.
Dalam rangka pengadaan kebutuhan perusahaan anda, kami bermaksud untuk menawarkan produk-produk kami sebagai berikut:
Produk Pertama:
Susu Kambing Etawa 1 Liter
Harga Satuan: Rp. 150.000,-
Produk Kedua:
Teh Daun Jati
Harga Satuan: Rp. 50.000,-
Produk Ketiga:
Krimer Nabati 200 Gram
Harga Satuan: Rp. 20.000,-
Catatan:
– Harga belum termasuk PPN 10%
– Pembayaran 100% di muka
NB:
Apabila Bapak/Tuan/Ibu/Sdr. membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai produk-produk kami, silakan hubungi kami melalui telepon atau email yang tertera di bawah ini.
Demikian penawaran kami, atas perhatian dan kepercayaan Bapak/Tuan/Ibu/Sdr. kami ucapkan terima kasih.
PT. Abadi Sejahtera
Budi Susanto
Marketing Manager
Telp. (021) 123456789
Email: [email protected]
Dalam penawaran bisnis tersebut, terdapat informasi mengenai perusahaan, produk yang ditawarkan beserta harganya, catatan tentang harga dan pembayaran, serta nomor kontak dan alamat email yang bisa dihubungi. Selain itu, penawaran bisnis tersebut juga ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh klien atau calon klien.
Dalam menyusun penawaran bisnis, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
- Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami serta hindari penggunaan bahasa yang formal dan sulit dimengerti.
- Tulis dengan singkat namun padat dan sampaikan informasi yang dibutuhkan oleh klien atau calon klien.
- Sertakan informasi mengenai perusahaan seperti alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Jangan lupa untuk menjelaskan catatan atau syarat yang berlaku dalam penawaran bisnis tersebut.
- Pastikan penawaran bisnis tersebut dikirimkan ke alamat yang tepat dan tepat waktu.
Penawaran bisnis yang baik dan tepat dapat meningkatkan peluang bisnis yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan penawaran bisnis yang tepat, perusahaan dapat menarik calon klien atau klien untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan penjualan dan keuntungan yang diperoleh.
Contoh Surat Pemesanan Bisnis
Surat pemesanan bisnis sangat penting untuk dilakukan guna menghindari kesalahan dalam proses pengiriman barang. Dalam surat pemesanan bisnis ini, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan, antara lain:
1. Identitas Perusahaan
Identitas perusahaan sangatlah penting untuk dicantumkan dalam surat pemesanan bisnis. Hal ini meliputi nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, dan email perusahaan. Dalam mencantumkan identitas perusahaan, pastikan bahwa semua informasi tersebut mencakup data yang aktual dan lengkap.
2. Identitas Pemesan
Setelah mencantumkan identitas perusahaan, langkah selanjutnya adalah mencantumkan identitas pemesan. Identitas pemesan meliputi nama lengkap, jabatan, dan nomor telepon. Dengan mencantumkan identitas pemesan, pemilik perusahaan dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas pembelian barang tersebut.
3. Detail Produk
Tak lupa dalam surat pemesanan bisnis, harus disertakan detail produk yang akan dipesan oleh perusahaan. Detail produk yang dicantumkan mencakup keterangan produk, jumlah, harga satuan, beserta total nilai dari pesanan tersebut. Dalam mencantumkan detail produk, pastikan bahwa informasi-informasi tersebut mencakup spesifikasi yang sangat detail agar tidak terjadi kesalahan ketika proses pemesanan barang.
4. Ketentuan Penawaran
Setelah mencantumkan identitas perusahaan, identitas pemesan dan detail produk, tahap selanjutnya adalah membahas ketentuan penawaran. Di dalam hal ini, pastikan bahwa surat pemesanan bisnis mengacu pada kesepakatan harga dan persyaratan lainnya, sesuai dengan yang telah disepakati sebelumnya dengan supplier. Persyaratan lainnya meliputi waktu pengiriman barang, beserta batas waktu pembayaran. Jangan lupa bahwa ketentuan penawaran akan sangat bergantung pada kesepakatan yang dihasilkan antara perusahaan dan supplier oleh karenanya jangan ragu untuk merundingkan secara terbuka dan jelas sehingga tidak memberikan efek buruk pada pihak manapun.
Dalam menyusun surat pemesanan bisnis, hal yang terpenting adalah memastikan bahwa informasi yang terdapat di dalam surat seluruhnya sesuai dengan kenyataan. Pastikan juga surat telah diselesaikan dengan rapi, diberikan tanda tangan yang sah, dan dicetak dalam format yang jelas serta bisa dibaca oleh supplier. Dengan begitu, perusahaan akan terhindar dari kemungkinan kesalahan dan dapat memperlancar proses pengiriman barang.
Contoh Surat Pengiriman Barang Bisnis
Jika Anda menjalankan bisnis, maka Anda pasti mengenal yang namanya surat pengiriman barang bisnis. Surat ini sangat penting untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan, supplier, atau bahkan ke pihak lainnya. Berikut adalah contoh surat pengiriman barang bisnis dengan beberapa subtopik yang akan membantu Anda memahami jenis-jenis surat pengiriman barang bisnis.
1. Surat Pengiriman Barang Biasa
Surat pengiriman barang biasa adalah surat yang digunakan untuk mengirimkan barang atau produk ke pelanggan dengan metode biasa atau reguler. Surat ini biasanya digunakan untuk pengiriman barang dalam jumlah kecil dan biasanya di kirim melalui jasa pembawa barang seperti JNE, TIKI, atau POS Indonesia. Berikut adalah contoh surat pengiriman barang biasa:
Kepada Yth. Bapak/Ibu,
Di tempat
Dalam rangka memenuhi pesanan Bapak/Ibu, kami kirimkan barang pesanan berupa:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
| Baju | 5 | Rp. 100.000 | Rp. 500.000 |
| Topi | 5 | Rp. 50.000 | Rp. 250.000 |
| Kacamata | 2 | Rp. 150.000 | Rp. 300.000 |
Demikian surat pengiriman barang ini kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 15 Oktober 2022
PT. Contoh Bisnis
2. Surat Pengiriman Barang Ekspres
Saat pelanggan membutuhkan barang dengan cepat, biasanya pengusaha juga menyediakan Layanan pengiriman ekspres. Layanan pengiriman ekspres ini memungkinkan barang dikirimkan dengan cepat. Berikut contoh surat pengiriman barang ekspres:
Kepada Yth. Bapak/Ibu,
Di tempat
Dalam rangka memenuhi pesanan Bapak/Ibu, kami kirimkan barang pesanan Bapak/Ibu berupa:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
| Kaos | 10 | Rp. 75.000 | Rp. 750.000 |
| Celana | 10 | Rp. 150.000 | Rp. 1.500.000 |
Pengiriman barang akan kami lakukan hari ini melalui ekspedisi CEPAT Express. Estimasi barang sampai di tempat Bapak/Ibu sekitar 1-2 hari kerja. Apabila terdapat kendala atau keluhan terkait pengiriman barang, silahkan hubungi customer service kami langsung.
Jakarta, 15 Oktober 2022
PT. Contoh Bisnis
3. Surat Pengiriman Barang Urgent
Surat pengiriman barang urgent digunakan untuk mengirimkan barang atau produk yang sangat penting dan harus sampai di tujuan secepat mungkin. Biasanya digunakan untuk pengiriman dokumen, obat-obatan, atau barang bernilai tinggi. Berikut adalah contoh surat pengiriman barang urgent:
Kepada Yth. Bapak/Ibu,
Di tempat
Dalam rangka memenuhi pesanan Bapak/Ibu, kami kirimkan barang pesanan Bapak/Ibu berupa:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
| Dokumen Penting | 1 | Rp. 0 | Rp. 0 |
Pengiriman barang akan kami lakukan secepatnya menggunakan jasa kurir lokal dengan tingkat keamanan yang tinggi. Diharapkan barang akan sampai di tempat Bapak/Ibu dalam waktu 1-2 jam. Kami juga akan mengirimkan pemberitahuan resmi kepada Bapak/Ibu melalui email atas proses pengiriman barang ini.
Jakarta, 15 Oktober 2022
PT. Contoh Bisnis
4. Surat Pengiriman Barang Fragile
Jika Anda mengirimkan barang yang mudah pecah, seperti barang kaca, porselen atau barang lain yang rapuh, Anda harus mengirimkannya dengan hati-hati. Biasanya surat pengiriman barang ini dilengkapi dengan keterangan “Fragile” atau “Handle with Care”. Berikut adalah contoh surat pengiriman barang Fragile:
Kepada Yth. Bapak/Ibu,
Di tempat
Dalam rangka memenuhi pesanan Bapak/Ibu, kami kirimkan barang pesanan Bapak/Ibu yang sangat fragile. Kami memohon pengirimannya dilakukan dengan sangat hati-hati dan sebaiknya menggunakan kendaraan yang aman dalam pengirimannya.
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
| Cangkir Kaca | 10 | Rp. 25.000 | Rp. 250.000 |
| Piring Porselen | 10 | Rp. 50.000 | Rp. 500.000 |
Pengiriman barang akan kami lakukan hari ini melalui jasa pembawa barang terpercaya. Mohon kerjasama dan perhatiannya dalam penanganan barang fragile ini. Kami akan memberikan pengecekan lebih dalam penanganan barang tersebut sampai ke tempat tujuan.
Jakarta, 15 Oktober 2022
PT. Contoh Bisnis
5. Surat Pengiriman Barang Internasional
Apabila Anda berbisnis dengan pelanggan di luar negeri, surat pengiriman barang internasional adalah surat yang harus Anda gunakan. Saat mengirim barang dari negara ke negara, Anda juga harus menjaga legalitas dokumen pengiriman ini. Berikut adalah contoh surat pengiriman barang internasional:
Kepada Yth. Bapak/Ibu
PT. Lim Artha dan CO, Ltd
Jalan Raya Cikokol, Tangerang 15229
Indonesia
Dalam rangka memenuhi pesanan Bapak/Ibu, kami kirimkan barang pesanan Bapak/Ibu untuk dikirim ke alamat berikut:
| Alamat Tujuan | Negara Tujuan |
| 123 Buckingham Palace Road | United Kingdom |
Berikut adalah detail pengiriman barang:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
| Buku | 10 | Rp. 150.000 | Rp. 1.500.000 |
| CD VCD | 5 | Rp. 50.000 | Rp. 250.000 |
Demikian surat pengiriman barang internasional ini kami buat sesuai dengan ketentuan peraturan perdagangan luar negeri. Kami akan menggunakan perusahaan layanan kurir internasional dengan reputasi dan pengalaman yang baik untuk mengirim barang tersebut. Semoga Bapak/Ibu puas dengan layanan kami ini.
Jakarta, 15 Oktober 2022
PT. Contoh Bisnis
Originally posted 2023-05-23 22:26:11.